Une décision peut avoir été discutée longtemps sans que son dossier soit facile à retrouver. Pour une holding et ses filiales, la finance doit pouvoir relier l’autorisation, les conditions de l’opération et les mouvements comptables. Cette méthode documentaire ne remplace pas la vérification des compétences des organes ni des formalités applicables.
Classer les décisions par opération
Ouvrez un dossier par financement, acquisition, distribution ou engagement important. Conservez l’ordre du jour, les documents transmis, les versions approuvées et le document final signé. Évitez de mélanger les brouillons avec les décisions effectives dans un même répertoire non structuré.
Ajoutez une fiche indiquant la société concernée, la date, les personnes responsables et les actions à réaliser. Une décision de la holding ne vaut pas automatiquement décision d’une filiale. Chaque personne morale doit pouvoir retrouver les éléments qui la concernent.
Vérifier le lien avec les chiffres
La note financière préparatoire doit indiquer ses sources, ses hypothèses et sa date. Une projection réalisée plusieurs mois auparavant peut ne plus décrire la trésorerie disponible. Lorsque des chiffres changent avant la décision, identifiez la version effectivement examinée.
Après la décision, transmettez aux équipes comptables les éléments nécessaires à son exécution. Les montants, devises, échéances et conditions particulières doivent être cohérents avec les instructions de paiement. Une validation orale ne remplace pas la documentation attendue pour justifier une opération.
Organiser l’accès et la conservation
Définissez des droits d’accès selon les fonctions. Certains documents contiennent des données personnelles ou des conditions commerciales sensibles ; leur diffusion générale n’est pas utile. Utilisez un emplacement maîtrisé et un nommage stable pour limiter les copies contradictoires.
La revue périodique porte sur les décisions non exécutées, les signatures manquantes et les changements de responsables. Faites confirmer les obligations de conservation et de publication par les conseils compétents. Le livrable de gestion est une liste de décisions suivies, avec la preuve de leur exécution ou le motif de leur suspension.
À préparer pour votre dossier
- Créer un dossier par opération importante.
- Séparer brouillons et versions signées.
- Relier la décision à ses hypothèses financières.
- Suivre les actions restant à exécuter.
Chiffrer vos hypothèses
Budget comptable d’un groupeCalculer ↗Projection de trésorerieCalculer ↗Questions pratiques
Un compte rendu interne suffit-il ?
Il peut servir au suivi, mais la forme juridique et la nature de la décision peuvent imposer d’autres documents ou formalités à vérifier.
Qui doit valider le dossier ?
La responsabilité dépend des organes de la société et de leurs pouvoirs. La direction financière prépare les informations ; elle ne se substitue pas à l’organe compétent.
Sources et portée
Repères généraux et méthode de préparation. Les exemples sont illustratifs. Le traitement de votre dossier dépend de ses faits et du professionnel compétent ; ce guide ne constitue pas une validation comptable, juridique ou fiscale personnalisée.
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